Wie funktionieren auf doc.Base basierende Datenbanken?Jede eingecheckte "Information", sei es nun ein Formular, eine Arbeitsanweisung, ein Kundenprospekt, eine Bedienungsanleitung oder ähnliches kann einfach durch einen Doppelklick aus der Datenbank heraus 'gestartet' werden. Dadurch wird die entsprechende Anwendung (Adobe Acrobat, Lotus Amipro, Microsoft WinWord, Excel, PowerPoint) gestartet beziehungsweise aktiviert und die ausgewählte Information geöffnet. Mit Hilfe der Sortierung nach Titel, der Gliederung nach Sachgebieten und der Auswahl nach dem Gültigkeitsbereiches ist es einfach, die gewünschte Information bequem und schnell zu finden. Weiterhin ist für jede Information das Datum der letzten Änderung eingetragen. Damit ist für den Anwender sofort erkennbar, welche Informationen in letzter Zeit überarbeitet wurden oder welche neu hinzugekommen sind. Dazu empfiehlt es sich, nach dem erstmaligen Öffnen der Datenbank die 'roten Sternchen' mit dem Befehl 'Bearbeiten / Ungelesen-Markierungen / Alle als gelesen markieren' zurückzusetzen. Danach werden Sie geänderte oder neue Informationen durch die rote Schrift beziehungsweise das Sternchen sofort erkennen können. Grundsätzlich lässt sich doc.Base in zwei Anwendungsbereiche unterteilen:
Zum einen als Anwendung für den Standardbenutzer, der seine täglich benötigten Informationen über diese Datenbank bezieht, zum anderen als eine Art Redaktionssystem für die Benutzer, die mit der immer schwieriger werdenden Aufgabe der Informationsverteilung betraut sind.
Diese Anwender, die im folgenden Administratoren genannt werden, können mit doc.Base Informationen aller Art verwalten, archivieren und verteilen.
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